حسابداری نقدی چیست؟

بدون شک یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر کسب‌وکار و یا شرکتی، بخش حسابداری آن است. افراد در تلاش هستند تا از بهترین و مناسب‌ ترین روش حسابداری برای محاسبه میزان درآمدها و هزینه‌ها خود استفاده کنند تا چشم‌انداز روشنی برای موفقیت و پیشبرد اهدافشان داشته باشند، اما زمانی که تصمیم‌گیری درباره نحوه گزارش درآمد و یا هزینه به میان می‌آید، می‌توان از حسابداری نقدی استفاده کرد. این مدل از حسابداری دارای مزایا و معایبی بوده که در ادامه قصد داریم به‌صورت کامل در خصوص آن صحبت کنیم.

یکی از روش‌هایی حسابداری که امروزه بسیار مورد توجه کسب‌ و کارهای نوپا قرار گرفته است، حسابداری بر مبنای وجه نقد است. این مدل از حسابداری همان‌ طور که از نام آن نیز پیدا است، درآمدها و هزینه‌ها را در زمانی به ثبت می‌رساند که وجه نقد واقعاً دریافت و یا پرداخت شده باشد. برای مثال در زمانی که مبلغ چک به‌حساب شرکت واریز می‌شود و یا تسویه‌حساب صورت می‌گیرد و یا اینکه وجه نقد از طرف مشتری به شرکت پرداخت می‌شود.

ازاین‌رو تاریخ‌های دریافت و یا پرداخت وجه نقد نیز می‌توانند با تاریخ‌ها و زمانی که شرکت و یا سازمان خدمات خود را ارائه می‌کنند، متفاوت باشند. بااین‌حال این روش حسابداری به دلیل مزایایی که دارد، توسط شرکت‌های مختلفی مورداستفاده قرار می‌گیرد. هرچند که امروزه استفاده از روش حسابداری تعهدی، به‌عنوان گزینه‌ای دیگر در نظر گرفته می‌شود، اما حسابداری بر مبنای وجه نقد نیز طرف‌داران خاص خودش را دارد.

نمونه‌ای از حسابداری بر مبنای نقدی

تصور کنید که شرکت الف در ماه مهر، 5 عدد جنس را از شرکت ب خریداری می‌کند و مبلغ آن را در ماه دی پرداخت می‌کند. بر اساس این مدل از حسابداری، شرکت الف در دی‌ماه، یعنی در زمان پرداخت وجه و شرکت ب نیز در همین ماه، با دریافت وجه رسیدهای حسابداری خودشان را ثبت می‌کنند. ازاین‌رو حتی بعد از تحویل اجناس از شرکت ب به شرکت الف، باز هم هیچ کسب درآمدی در این شرکت اتفاق نخواهد افتاد. درآمد در زمانی ثبت خواهد شد که شرکت الف، هزینه اجناس را به شرکت ب، پرداخت کند.

حسابداری نقدی مناسب چه کسانی است؟

همان‌طور که اشاره شد، این روش حسابداری برای افراد خود اشتغال و صاحبان مشاغل کوچک حسابداری، می‌تواند بسیار مفید باشد. شاید بپرسید که دلیل این حرف چه چیزی است؟ باید اشاره کرد که این مدل حسابداری در مقایسه با سایر روش‌ها، بسیار ساده‌تر و قابل‌درک‌تر خواهد بود. از سوی دیگر، حسابداری نقدی می‌تواند سریعاً مقدار پولی که در حال حاضر در اختیار شرکت است را مشخص می‌کند. خود این امر می‌تواند چشم‌انداز مناسبی از وضعیت اقتصادی شرکت را ارائه کند.

درحالی‌که بسیاری از شرکت‌ها و کسب‌وکارهای جوان‌تر و نوپا از این مدل حسابداری استفاده می‌کنند، اما باید بدانید که شاید نتوان از آن برای همه سازمان بهره برد. شرکت‌هایی که موجودی تجهیزات خود را در انبار نگهداری کرده و یا شرکت‌هایی که خدمات خود را به‌صورت اعتباری ارائه می‌کنند، بهتر است از حسابداری تعهدی استفاده کنند.

مزایا و معایب استفاده از حسابداری نقدی

در قسمت‌های قبل به این نکته اشاره کردیم که این مدل از حسابداری دارای مزایا و معایبی است و استفاده از آن برای همه واحدهای تجاری و شرکت‌ها، مناسب نیست. شاید تا بدین جا برای شما هم سؤال شده باشد که منظور از مزایا و معایب حسابداری نقدی چیست. اجازه دهید تا تمامی این موارد را در این قسمت بازگو کنیم.

مزایا

اولین و شاید مهم‌ترین مزیت حسابداری مبتنی بر وجه نقد، سادگی آن برای مشاغل و کسب‌وکارهای کوچک و نوپا باشد. یادگیری این روش حسابداری بسیار ساده بوده و افرادی که در بخش حسابداری فعالیت می‌کنند، می‌توانند در کمترین زمان ممکن آن را فراگرفته و از آن استفاده کنند. این روش همچنین در مقایسه با حسابداری تعهدی نیازی به نگهداری اسناد و مدارک نخواهد داشت، اما همچنان می‌تواند اطلاعات کافی و موردنیاز را در اختیار افراد قرار دهد.

به کمک این روش، صاحبان مشاغل کوچک می‌توانند به‌صورت کاملاً منطقی عملکرد واحد حسابداری خود را پیگیری کرده و به آن نظارت داشته باشند. همچنین از آن جایی که در این روش حسابداری درآمد و پرداخت‌های آتی در نظر گرفته نمی‌شود، دید واضح و مشخصی از میزان پول نقد موجود در شرکت ارائه خواهد کرد.

معایب

از سوی دیگر، از آن جایی که حسابداری نقدی، هزینه‌ها را با درآمدی که به تولید آن کمک می‌کند، مطابقت نمی‌دهد، نمی‌تواند تصویر درستی از عملکرد کسب‌وکار را ارائه دهد. برای مثال تصور کنید که یک شرکت، در تیرماه اجناسی را به قیمت 500 هزار تومان می‌خرد و در شهریورماه به قیمت 700 هزار تومان به فروش می‌رساند.

بر اساس حسابداری مبتنی بر وجه نقد و با فرض اینکه شرکت هیچ درآمد دیگری نداشته باشد، در ماه تیر شرکت 500 هزار تومان ضرر کرده و در شهریور 700 هزار تومان سود؛ ازاین‌رو هیچ‌کدام از این دو عدد، به‌تنهایی عملکرد دقیق کسب‌وکار را نشان نخواهند داد.

یکی دیگر از معایبی که در این روش حسابداری وجود دارد این است که امکان دست‌کاری نتایج مالی کسب‌وکارها، افزایش پیدا خواهد کرد. دلیل این امر نیز عدم ثبت رسید نقدی برای شناسایی منبع درآمد و تأمین‌کننده است که شناسایی هزینه‌ها را به تعویق خواهد انداخت.

تفاوت بین حسابداری نقدی و تعهدی

حسابداری بر مبنای وجه نقد، عموماً ساده‌تر و مدیریت آن آسان‌تر است و زمان بیشتری را برای اجرا استراتژی‌های کسب‌وکارها در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. استفاده از این روش حسابداری برای شرکت‌های کوچک، استارت‌آپ‌ها و… مناسب خواهد بود. اما همان‌طور که کسب‌وکارها رشد می‌کنند و پیچیده‌تر می‌شوند، حسابداری تعهدی اولویت بیشتری پیدا خواهد کرد.

این روش حسابداری اجازه می‌دهد تا درآمد و هزینه‌ها در دوره‌هایی که متحمل شده‌اید را ثبت کرده و به آن‌ها دسترسی داشته باشید. از سوی دیگر می‌توانید تصویر روشن‌تر و مناسب‌تری از وضعیت بخش مالی پیدا کنید که در مشخص‌کردن استراتژی‌های آینده تأثیرگذار است، اما حسابداری تعهدی معمولاً زمان‌گیرتر و درک آن سخت‌تر خواهد بود.

نتیجه‌گیری

یکی از انواع مدل‌های حسابداری که می‌تواند گزینه‌ای بسیار مناسب برای کسب‌وکارهای تازه‌تأسیس و یا خود اشتغال با پرسنل کم مورداستفاده قرار بگیرد، حسابداری نقدی است. در این روش، درآمد و هزینه‌ها زمانی به ثبت خواهند رسید که واقعاً پرداخت شده و وجه نقدی از سوی شرکت دریافت و یا داده شود. این روش حسابداری جز ساده‌ترین و آسان‌ترین روش‌ها است، اما استفاده کردن از آن برای شرکت‌های بزرگ‌تر با گردش مالی بیشتر، توصیه نمی‌شود.