اجزای سیستم حسابداری

“جهان هستی یعنی سیستم” هرچیزی در دنیا سیستماتیک می‌باشد. سیستم به مجموعه‌ای از اعضای مختلف که برای رسیدن به هدف مشترک باهم تعامل و تلاش می‌کنند، اطلاق می‌شود. هرکدام از گیاهان، جانداران، انسان‌ها، جوامع و … سیستم‌هایی هستند که از چند سیستم بزرگ و کوچک تشکیل شده‌اند.

تعریف فوق در تمامی رشته‌ها و سازمان‌ها صدق می‌کند. در رشته حسابداری نیز سیستم حسابداری نامیده می‌شود. حتی در تعریف سیستم حسابداری، از آن به‌عنوان سیستم اطلاعاتی اطلاق می‌شود که ازطریق تشخیص (شناسایی و اندازه‌گیری)، ثبت، طبقه‌بندی، تلخیص و گزارش‌گری رویدادهای مالی، اطلاعات لازم را در اختیار ‌استفاده‌کنندگان قرار می­دهد. این کامل‌ترین و بهترین تعریف حسابداری می‌باشد.

برای جواب به سوال سیستم حسابداری چیست، به شبکه‌ای از اجزای به‌هم‌پیوسته‌ که طی فرآیندهای خاصی رویدادهای‌مالی را به گزارش‌های قابل‌فهم تبدیل می‌نماید، سیستم اطلاعاتی حسابداری ‌گویند. امروزه این فرآیند ازطریق رایانه و سیستم حسابداری کامپیوتری انجام می‌پذیرد که می‎توان خریداری نمود یا از سیستم حسابداری رایگان به‌صورت دمو استفاده کرد. دراین مقاله سعی گردیده تا اجزای سیستم حسابداری به‌صورت کامل و کاربردی توضیح داده شود.

انواع سیستم حسابداری

انواع سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری براساس عملکرد به سه بخش تقسیم می‌شوند:
1. عملکرد اطلاعاتی: مهم ترین عملکرد سیستم‌ حسابداری، عملکرد اطلاعاتی می‌باشد. جمع‌آوری رویدادهای مالی زیرمجموعه این عملکرد محسوب می‌گردد، که مبنای شروع عملیات حسابداری است. این عملکرد در قسمت حسابداری مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2. عملکرد کنترلی: در این عملکرد، مدیران برای برنامه‌ریزی، از اطلاعات جمع آوری‌شده در سیستم اطلاعاتی استفاده می‌نمایند. این عملکرد در قسمت حسابداری مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
3. عملکرد خدماتی: عملکرد خدماتی مربوط به تعهدات می‌باشد. هنگام معامله، هر یک از طرفین باید به تعهدات خود عمل نمایند. بنابراین نوعی سیستم حسابداری با عملکرد خدماتی تشکیل می‌گردد.

اجزای سیستم حسابداری

اجزای سیستم حسابداری چیست؟ برای جواب به این سوال باید عنوان نمود که تمامی سیستم‌ها از سه جز تشکیل شده‌اند: ورودی، پردازش و خروجی.
 
ورودی: برای پردازش و ارائه گزارش حسابداری، به برخی اطلاعات‌اولیه مانند: فاکتورها، رسیدهای دریافت و پرداخت، و سایر اسناد پولی، که در حسابداری رویدادهای مالی نامیده‌می‌شوند، موردنیاز است.

پردازش: اطلاعات ورودی برای ارائه خروجی سیستم حسابداری، نیاز به انجام یک‌سری عملیات دارند که امروزه این کار ازطریق نرم‌افزارهای حسابداری انجام می‌پذیرد.

خروجی: داده خروجی نتیجه پردازش داده ورودی است و تایید صحت رویدادمالیِ ثبت شده در این مرحله صورت می‌گیرد.

حال این سوال مطرح می‌شود:

محصول‌نهایی سیستم اطلاعاتی حسابداری چیست؟ گزارش‌های مالی که برای استفاده‌کنندگان درون و برون‌ سازمانی تهیه می‌شود، محصول نهایی سیستم حسابداری‌است.

اجزای سیستم کنترل داخلی حسابداری

بنگاه‌های اقتصادی در مسیر رسیدن به اهداف، باید برای رویارویی با رویدادهای غیرمنتظره و پاسخگویی، از سیستم کنترل داخلی استفاده نمایند. به مجموع اقدامات متوالی که موجب می‌شود یک سازمان به‌طور مستمر فعالیت خود را به صورت صحیح، کارآمد و موثر انجام دهد، سیستم کنترل داخلی حسابداری می‌گویند.

سیستم کنترل داخلی حسابداری دارای پنج جز می‌باشد که عبارتنداز:
1. محیط کنترل: در این نگرش محیط استقرار مدیر و کارکنان حسابداری کنترل می‎شود، زیرا تمام اطلاعات و اسناد مالی در این محیط نگه‌داری می‌شود، پس این سیستمِ کنترل تا حد زیادی موثر می‌باشد.

2. ارزیابی ریسک: این فرایند با بررسی مشاغل انجام می‌پذیرد تا مهم‌ترین خطرات شناسایی شده و برنامه‌ریزی برای رفع خطرات آن انجام گردد. این ارزیابی معمولاً به‌طور منظم انجام می‌شود.

3. فعالیت‌های کنترلی: به عملیاتی مانند کنترل‌های دوره‌ای، حسابرسی‌های منظم، پشتیبان‌گیری از نرم‌افزار حسابداری که باعث اطمینان از روند حسابداری می‌گردد، فعالیت‌های کنترلی می‌گویند.

4. اطلاعات و ارتباطات: مهم‌ترین وظیفه حسابداری ارائه اطلاعات و گزارش به افراد می‌باشد، اما میزان اطلاعات باید متناسب با سطح‌دسترسی گیرنده باشد. هم‌چنین اطلاعات باید به‌موقع گزارش شود تا بتوان درصورت نقصان، به رفع آن پرداخت.

5. نظارت: نظارت به مجموعه فرآیندهایی گفته می‌شود که مدیریت برای بررسی و ارزیابی عملکرد داخلی، به‌طور صحیح مورد استفاده قرار می‌دهد. در حالت کلی، مدیریت باید توانایی شناسایی عدم موفقیت در کنترل را داشته باشد و تصمیم‌هایی برای بهبود محیط انجام دهد.

مراحل اساسی طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری

مراحل طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری به‌ ترتیب زیر می‌باشد:
1. شناسایی سیستم حسابداری
2. تجزیه و تحلیل، ارزشیابی سیستم حسابداری
3. طراحی سیستم حسابداری
4. اجرای سیستم حسابداری
5. وارسی مسیرهای سیستم اطلاعاتی حسابداری
6. نگه‌داری سیستم حسابداری

لازم به‌ذکر است که تفکیک این مراحل ممکن نبوده و به موازات یک‌دیگر انجام می‌شوند.

وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری

وظیفه سیستم اطلاعاتی حسابداری انجام موارد زیر می‌باشد:
1. جمع آوری و ذخیره‌سازی اطلاعات یک سازمان با قابلیت بررسی
2. پردازش داده و ارائه گزارش به مدیران به‌منظور بهبود کیفیت و افزایش بازدهی
3. طراحی کنترل‌های داخلی

ویژگی‌های سیستم اطلاعاتی حسابداری

وظیفه سیستم‌های اطلاعاتی دستیابی به یک هدف مشترک، و موفقیت آن در رسیدن به هدف موردنظر می‌باشد. حال به مرور چهار ویژگی که سیستم را به هدف می‌رسانند می‌پردازیم:
1. اطلاعات به‌موقع و دردسترس باشد.
2. در مدت‌زمان استاندارد تهیه شود.
3. توانایی مرتفع نمودن نیازهای اطلاعاتی سازمان را داشته باشد.
4. موجب رضایت استفاده‌کنندکان گردد.