چرخه حسابداری چیست؟

به طور کلی همه ی مشاغل و کسب و کارها که به انجام فعالیت های اقتصادی می پردازند، به بخشی با عنوان بخش حسابداری نیاز دارند. چرخه حسابداری  ، در این کسب و کارها، می بایست به طریقی انجام بگیرد تا صاحبان و مدیران کسب و کارها و مشاغل بتوانند به طور شفاف و کامل، از عملکردهای اقتصادیشان، اطلاعات و آگاهی های کافی داشته باشند.

چرخه حسابداری، پروسه ای چند مرحله ای می باشد. این پروسه را در قسمت حسابداری مربوط به مشاغل مختلف، می توان مشاهده کرد. این چرخه بازخوردی کامل و دقیق از چگونگی مسائل مربوط به امور مالی را به صورت مختصر ارائه می دهد. این بازخورد یا گزارش به مدیران و مالکان مشاغل گوناگون، اطلاعات کاملی از چگونگی کار و روند اقتصادی می دهد.

چرخه حسابداری به بررسی فعالیت هایی که در یک سال مالی انجام شده است، اشاره دارد. همچنین آمار مالی را در پایان سال ارائه می دهد. گزارش این چرخه، در برگیرنده سه قسمت و چند مرحله می باشد. در این چرخه ی مالی، اطلاعات سال مالی گذشته به سال مالی بعدی انتقال داده می شود.

 به طور کلی چرخه حسابداری مطابق بر استانداردی که برای فعالیت های حسابداری در نظر گرفته شده است، انجام می شود. فعالیت های مربوط به این چرخه، همچنین شامل تنظیم نمودن دفترهای قانونی، پلمپ کردن دفتر روزنامه ها، صورت حساب های مربوط به سودها و زیان هایی که مشاغل دچار می شوند. این چرخه همین طور شامل تهیه گزارش های مربوط به ترازنامه ها هم می شود.

مراحل چرخه حسابداری

چرخه حسابداری، شامل بخش هایی می باشد که در ذیل به آن ها اشاره می شود. به طور کلی این چرخه، سه بخش دارد که این سه بخش مراحلی را در برمی گیرد.

بخش اول چرخه حسابداری مربوط به عملکردهایی می شود که در طی دوره های مالی انجام می شود و شش مرحله را به صورت جدا شامل می شود. ترتیب این شش مرحله به قرار زیر می باشد:

گردآوری سندها و مدرک ها، مرحله اول می باشد. در این مرحله تهیه کردن فاکتورها و فیش های مربوط به رسید پرداخت های بانک و از این قبیل می باشد. این رسید های بانکی و سندهای مالی جهت ثبت شرکت ها و کسب و کارها، لازم می باشد. در مرحله گردآوری سندها و مدارک، شخصی که کار حسابداری را انجام می دهد، می بایست، مراقب سندهایی که صوری می باشند و واقعی نیستند، باشد. همچنین مراقب کسب و کارها و اشخاصی که معافیت یا بخشودگی مالیاتی شاملشان شده است، هم باشند.

مرحله ی دوم از بخش اول چرخه حسابداری، تجزیه و تحلیل صحیح سندها و مدارک می باشد. این مرحله، مسائل مالی را تحلیل می کند. در واقع تحلیل مسائل مالی جهت برآورد و مشاهده ی فعالیت های مالی بر روی دارایی های کسب و کارها و شرکت ها و موسسات می باشد. تجزیه و تحلیل صحیح سندها، تاثیر و اثرگذاری این رویدادها و تحلیل های مالی را بر روی سرمایه ها، دارایی ها، بدهی ها و طلب های  شرکت ها مورد بررسی قرار می دهد.

پس از این که رویداد مالی در دفاتر روزنامه های کثیرالانتشار درج شد، مبلغی که در ستون بدهکاری روزنامه می باشد، به دفاتر بدهکاری منتقل می شود و مبلغی که در ستون طلبکار روزنامه می باشد، به دفاتر طلبکاری منتقل می شود.

این مسئله باید مورد توجه قرار بگیرد که تحلیل فعالیت ها و مسائل مالی، فعالیتی مهم می باشد که باید با دقت فراوان صورت بگیرد.

صادر کردن سند

مرحله سوم از بخش اول چرخه حسابداری صادر نمودن سندهای حسابداری می باشد. پس از کارهایی که در مرحله ی قبل انجام گرفت، یعنی تحلیل و تجزیه کردن داده ها و اطلاعات مالی، نوبت به این می رسد که سند صادر شود. صادر کردن سند از طریق نرم افزارهایی که مختص این کار می باشند، صورت می پذیرد.

صادر نمودن سند به این دلیل انجام می گیرد که رویدادها و مسائل مالی را به ترتیب تاریخی که واقع شده اند، ثبت نماید. این ثبت در قسمت بدهکاری و بستانکاری انجام می گیرد. به همین دلیل هر گونه اطلاعاتی که به امور مالی شرکت ها یا موسسات مربوط می شود، نمی توان آن را باعث صادر کردن سندهای حسابداری دانست.

مرحله چهارم از بخش اول چرخه حسابداری، اجازه جهت ثبت کردن عملکردهای  مالی، می بایست در دفتر های قانونی انجام بگیرد.

مرحله چهارم، به این امر اختصاص دارد که سندهای حسابداری در دفاتر روزنامه ثبت شوند. ثبت عملکرد مالی در دفتر روزنامه، همان سندی می باشد که می توان به آن استناد کرد و صلاحیت لازم را هم دارد.

ثبت عملکردهای مالی

پنجمین مرحله از چرخه حسابداری، به ثبت عملکردهای مالی در دفاتر کل می پردازد. پس از این که عملکردهای مالی در دفاتر روزنامه ها ثبت و تایید شد، می بایست این عملکردها را در دفاتر کل، ثبت نمود. مرحله ی پنجم، می بایست طبق دستورالعملی که در دفترهای قانونی صورت می گیرد، انجام شود.

ششمین مرحله که آخرین مرحله از بخش اول هم می باشد، انتقال بدهکاری ها و طلب کاری های به دفاتر معین می باشد. به عبارت دیگر در مرحله ششم، کل حساب ها، مثل تراکنش ها، می بایست جزء به جزء در دفترهای معین به ثبت برسند.

بخش دوم که هفتمین مرحله را در خود دارد، مربوط به عملکردهایی می شوند که می بایست در انتهای هر ماه انجام بگیرد. این فعالیت ها نباید به ماه بعد موکول شوند.

فعالیت بعدی در چرخه حسابداری، مانده گیری از حساب های دفتر کل می باشد. در انتهای هر ماه حسابدارها، عملکردهای مالی را در دفاتر کل و معین انجام بدهند. هدف این فعالیت این می باشد که گردش های مالی مساوی شده و حساب های مانده از دفاتر کل و معین و جمع کردن ستون بدهکاری و طلب کاری در روزنامه، به طور صحیح انجام بگیرد.

بخش سوم از چرخه حسابداری، شامل فعالیت هایی است که در انتهای دوره های مالی صورت می گیرد. در این بخش، اقدامات مهم امور مالی که موجب می شود حساب ها در سال مالی بسته شوند، صورت می گیرد. در انتهای دوره های مالی اصلاحاتی در دفترهای مالی انجام می شود.

بیشتر اصلاحاتی که انجام می گیرد در ارتباط با موارد زیر می باشند:

ــ استهلاک یافتن دارایی هایی که ثابت هستند.

ــ ذخیره نمودن بستانکاری هایی که دریافتشان مشکوک می باشد.

ــ هزینه های مربوط به اجاره، بیمه ی کارکنان و حقوق ها و دستمزدهایی که پرداخت نشده اند.

پس از این که اصلاحاتی که در بالا اشاره و انجام شد، حسابدارها می بایست مبادرت به طراحی و اصلاح ترازهای آزمایشی کنند.

سود و زیان

مرحله ی دیگر در چرخه حسابداری، مرحله ی سود و زیان می باشد. کل فعالیت های همه ی بنگاه های خصوصی، عمومی و یا دولتی، از مشاهده ی مقدار سود یا زیانی که دارند، قابل تشخیص می باشد. به طور کلی در کسب و کارهای تولیدی، کسب و کار خدماتی و یا مشاغل بازرگانی، سودها و زیان ها یکسان نیست و با یکدیگر تفاوت دارند.

مرحله ی دیگری که در چرخه حسابداری وجود دارد، صورت سرمایه می باشد. در کسب و کارهای بازرگانی و تولیدی و همچنین مشاغل خدماتی، صورت سرمایه یکسان می باشد. صورت سرمایه همیشه در انتهای دوره های مالی مورد بررسی یا محاسبه قرار می گیرد. اگر در طی سال مالی، سرمایه زیاد شده باشد، در صورت سرمایه می بایست ذکر شود. این کار به خصوص در شرکت هایی که به صورت سهامی عام، اداره می شوند، انجام می گیرد.

تهیه ترازنامه

مقوله بعدی در چرخه حسابداری، ترازنامه می باشد. تهیه ترازنامه به دو صورت انجام می گیرد. در ترازنامه ی تی، دارایی ها در یک سمت و بدهی های و سرمایه در سمت دیگر، قرار دارند. هر دو سمت می بایست طبق استانداردهای موجود در حسابداری، با یکدیگر تراز باشند.

مسدود نمودن حساب هایی که موقت هستند را می توان از مراحل بخش سوم برشمرد. برای همه ی شرکت ها می توان دو نمونه حساب در نظر گرفت. یکی از این حساب های دائمی  و حساب دیگر غیر دائم یا موقتی. حساب های موقت در همه ی شرکت ها و یا موسسات تولیدی، یا کسب و کارهای خدماتی و یا بازرگانی، یکسان نمی باشند و کاملا متفاوت هستند.

تهیه تراز اختتامیه

مرحله ی دیگری که در چرخه ی حسابداری وجود دارند، تراز اختتامیه نامیده می شود. به این صورت که پیش از اینکه حساب های همیشگی و دائم، مسدود شوند، می بایست یک لیست از آن تهیه شود. این لیست ترازنامه اختتامیه نامیده می شود. پس از آن یعنی در مرحله ی بعد، وقتی که حساب های موقتی بسته شدند، حساب دائم مسدود می شود. از جمله حساب های دائمی می توان به دارایی ها، همینطور بدهی ها و همه ی سرمایه ها اشاره نمود. پیش از افتتاح حساب دائم در سال مالی پیش رو، بهتر است که یک لیست از آن در یک صورت حساب که تراز افتتاحیه نامیده می شود، تهیه شود.