ثبت هزینه در نرم افزار هلو مختصر و مفید

تعریف هزینه (expense) :

هزینه ،به‌طورکلی مجموع مخارج یک واحد تجاری گفته‌میشود که برای‌ایجاد درآمد ،انواع مختلفی از‌مخارج را متحمل میشوند. درواقع هزینه ،از درآمد کم می شود تا به یک گزارش از سود یا زیان خالص برسد. از سوی دیگر یکی از اهداف واحد تجاری، حداکثر سازی سود میباشد. این امر با کنترل هزینه و افزایش درآمدها به دست می آید و با کاهش هزینه ها می توان به کسب سود بیشتر کمک کرد. نکته مهم در این خصوص این است که اگر هزینه ها بیش از حد امکان کاهش یابد، می تواند تاثیر نامناسبی نیز داشته باشد. برای مثال کاهش در هزینه تبلیغاتی ، هزینه را کاهش می دهد ، اما تاثیر منفی در توانایی شرکت جهت ارتباط با مشتریان بالقوه دارد.

دو طبقه اصلی هزینه در حسابداری :

1- هزینه های عملیاتی : به هزینه هایی که مستقیما،مربوط به فعالیت های شرکت می باشد ، گفته می شود . مثال: هزینه بازاریابی و تبلیغات، هزینه حسابداری و حسابرسی و…

2 – هزینه های غیرعملیاتی : به هزینه هایی گفته می شود که مستقیما ،مربوط به فعالیت های شرکت نمی باشد. مثال : هزینه های مالی، هزینه های کاهش ارزش موجودی کالا و…

دلایل تفکیک هزینه ها در حسابداری چیست ؟

ممکن است برای شما نیز این سوال ایجاد شود، اینکه هزینه ثبت‌شده از چه نوع هزینه‌ای باشد برای یک واحد تجاری چه‌تفاوتی خواهد داشت؟

در پاسخ باید اشاره‌کنیم که ، یک مدیریت آگاه زمانی که بداند هزینه های صرف‌شده در کجا ، به چه صورت و با چه بازخوردی انجام‌شده است، میتواند از هزینه های بی رویه جلوگیری نماید.

مسیر ثبت هزینه ها درنرم افزار هلو :

1: در صفحه اصلی نرم افزار هلو، در تب بالا ( نوار بالا ) قسمت عملیات مالی را انتخاب می کنیم.

2: سپس روی اولین گزینه ی عملیات مالی ، یعنی  امورمالی اتوماتیک کلیک می کنیم .

همانطور که درعکس بالا مشاهده می کنید . گزینه امورمالی، همان مسیر میانبر امور مالی اتوماتیک میباشد . شما می توانید جهت دسترسی آسان تر به قسمت امور مالی، از این مسیر استفاده کنید.

نحوه ثبت هزینه درنرم افزار هلو :

1: در خصوص نحوه ثبت هزینه در نرم افزار هلو همانطور که در تصویر بالا قابل مشاهده است در قسمت 1 و از میان آیتم هایی که در سمت راست قرار دارند، گزینه پرداخت به … را انتخاب می کنیم .(گزینه پرداخت به… صرفا جهت ثبت هزینه ها می باشد.) همچنین توجه داشته باشید که شاید دربرخی از نرم افزارها پرداخت به… با لفظ هزینه نیز دیده‌شود ، که این دو باهم هیچ تفاوتی از لحاظ کارکرد، ندارند.

2: تاریخ عملیات مورد نظررا در قسمت تاریخ درج مینماییم.

3:  نوع حساب همان نوع هزینه می باشد. با توجه به هزینه ی مورد نظر، ماهیت هزینه را مشخص می کنیم .برای مثال هزینه اجاره ،هزینه های مصرفی، هزینه کرایه و …

4: در قسمت مبلغ می بایست، کل مبلغی که جهت هزینه صرف‌شده است را وارد کنیم.

5: نوع پرداختی هزینه را به همان گونه که پرداخت‌شده است ، وارد میکنیم. در این قسمت می توانیم به 4 روش متفاوت ، با توجه به ماهیت موجود، مبلغ پرداختی را در کادر مناسب خود بگذاریم.

1. روش اول ) صندوق : اگر پرداخت هزینه به صورت نقدی باشد ، مبلغ معین را در قسمت صندوق وارد میکنیم .
2. روش دوم ) تنخواه گردان : اگر درمحل کسب و کارتان مبلغی را تحت عنوان تنخواه ( درکارت عابر بانک یا به صورت وجه نقد ) در نظر گرفته‌اید و میخواهید پرداختی‌های هزینه ، از آن حساب کم شود، می بایست روی فلش کنار صندوق، کلیک‌کنید تا گزینه تنخواه گردان برای شما نمایان شود.
3. روش سوم ) کارتخوان : برای ثبت هزینه در نرم افزار هلو میتوانید در این قسمت، از حساب های بانکی مختلفی که در نرم افزار تعریف‌شده ، آن حسابی که بابت هزینه استفاده‌شده را انتخاب کرده ، و در کادر مناسب درج نمایید.
4. روش چهارم ) چک : اگراین هزینه به‌صورت صدور چک از حسابهای خودتان‌بوده ، بر روی دکمه معرفی چک کلیک کرده و مشخصات‌چک‌‎را تعریف کنید.

6: در انتهای مراحل ثبت هزینه در نرم افزار هلو بهتر است توضیحاتی بابت هزینه انجام‌شده، نوع پرداختی و.. را شرح دهید.

برای مثال : هزینه باربری شرکت X، در تاریخ **/**/**** و از حساب مشخصی پرداخت شد و ثبت گردید.

7: و با انجام تمام مراحل گفته شده ، با زدن تیک پایین صفحه ، ثبت نهایی انجام می گردد .

جمع بندی

تفکیک کردن هزینه ها در حسابداری امری ضروری و واجب است. حسابداران باید به تفکیک هزینه ها اقدام نمایند زیراکه مدیران مجموعه ، ممکن است درگیر امور اجرایی باشند و حساسیتی نسبت به انواع هزینه ها نداشته باشند . ازاین جهت از حسابدار انتظار می رود که نسبت به کنترل هزینه  و هشدار های لازم و به موقع ، جهت کاهش هزینه اقدام کنند.درواقع حسابدار موظف است علم حسابداری را برای صاحبان کسب و کار مملوس کرده و با کنترل کردن هزینه ها و ارائه به موقع گزارش به مدیران ، به کم شدن هزینه ها کمک کند.